5 signalen dat uw wagenparkdata te versnipperd is

Naarmate een wagenpark groeit, groeit vaak ook het aantal systemen eromheen. Kilometerstanden staan in het ene portaal, onderhoudsinformatie in een ander systeem en kosten of voertuiggegevens worden bijgehouden in Excel.

Zolang het wagenpark overzichtelijk blijft, hoeft dat geen groot probleem te zijn. Maar bij meerdere merken, vestigingen, leveranciers en databronnen kan versnippering steeds meer handmatig werk veroorzaken.

Hoe weet u wanneer losse systemen niet meer voldoende zijn? Deze vijf signalen wijzen erop dat het tijd is om kritisch naar de inrichting van uw wagenparkdata te kijken.

Een wagenpark bestaat zelden uit één automerk of één databron. Autofabrikanten, leasebedrijven, telematicapartijen en andere leveranciers bieden vaak ieder hun eigen omgeving.

Voor een fleetmanager betekent dit dat informatie verspreid kan staan over meerdere portals. Kilometerstanden staan bijvoorbeeld bij de ene leverancier, onderhoudsinformatie bij een andere en locatiegegevens in een apart fleetmanagementsysteem.

Bij een beperkt aantal voertuigen is dat nog beheersbaar. Bij een groot of multibrand wagenpark wordt het steeds lastiger om snel één compleet beeld te krijgen.

Signaal: u moet regelmatig tussen verschillende dashboards wisselen om een eenvoudige vraag over het wagenpark te beantwoorden.

Excel is een praktisch hulpmiddel voor analyses, voertuiglijsten en rapportages. Het wordt lastiger wanneer spreadsheets vooral nodig zijn om informatie uit verschillende systemen handmatig samen te voegen.

Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren van kilometerstanden, onderhoudsdata, voertuiglijsten, brandstof- of laadgegevens, leasegegevens en kosteninformatie.

Wanneer dit iedere week of maand opnieuw moet gebeuren, is niet Excel zelf het probleem. Het probleem is dat er geen centrale databron bestaat.

Signaal: de belangrijkste wagenparkrapportage kan pas worden gemaakt nadat meerdere exports handmatig zijn gecombineerd.

Verschillende autofabrikanten en systemen leveren voertuiggegevens niet altijd op dezelfde manier aan. De beschikbare data, definities en updatefrequentie kunnen per merk of leverancier verschillen.

Dat wordt vooral zichtbaar bij een multibrand wagenpark. Een kilometerstand of onderhoudsmelding kan wel beschikbaar zijn, maar niet noodzakelijk in hetzelfde formaat als bij een ander automerk.

Daardoor wordt niet alleen het verzamelen van data belangrijk, maar ook het standaardiseren ervan.

Signaal: gegevens zijn technisch beschikbaar, maar kosten alsnog veel tijd om wagenparkbreed te vergelijken.

Wilt u weten hoe voertuigdata van verschillende automerken en bronnen in één datastructuur kan worden samengebracht? Echoes, onderdeel van Moving Intelligence, legt uitgebreid uit hoe u wagenparkdata voor een groot wagenpark centraliseer,welke rol OEM-data speelt en wanneer een dashboard of API geschikt is.

Hoeveel voertuigen zijn actief? Welke voertuigen hebben binnenkort onderhoud nodig? Hoe ontwikkelen kilometerstanden en verbruik zich? Welke informatie heeft finance nodig?

Dit lijken eenvoudige vragen, maar bij versnipperde data kunnen meerdere exports en bestanden nodig zijn om het antwoord te vinden.

Dat kost niet alleen tijd. Verschillende afdelingen kunnen ook met afwijkende versies van dezelfde informatie werken wanneer bestanden niet tegelijkertijd worden bijgewerkt.

Signaal: rapportages bestaan voor een groot deel uit verzamelen en controleren van data, in plaats van analyseren en bijsturen.

Voertuigdata wordt steeds vaker door meerdere afdelingen gebruikt. Finance kan kosteninformatie nodig hebben, operations wil weten welke voertuigen beschikbaar zijn, sustainability analyseert brandstof- en energieverbruik en management gebruikt wagenparkgegevens voor rapportages.

Wanneer dezelfde informatie telkens handmatig naar andere systemen of afdelingen moet worden doorgestuurd, ontstaat opnieuw versnippering.

Op dat moment wordt niet alleen een centraal dashboard relevant. Ook de vraag ontstaat of voertuigdata automatisch beschikbaar moet zijn in bijvoorbeeld ERP-, BI- of andere bedrijfssoftware.

Signaal: dezelfde voertuigdata wordt op meerdere plaatsen handmatig ingevoerd of geëxporteerd.

Centralisatie betekent niet automatisch dat iedereen met een nieuw dashboard moet gaan werken.

Voor sommige organisaties is één centraal fleetmanagementplatform de meest praktische oplossing. Andere organisaties willen voertuigdata juist integreren in bestaande ERP-, BI-, lease- of andere bedrijfssystemen.

De beste aanpak hangt daarom af van de bestaande IT-omgeving en de manier waarop verschillende afdelingen de gegevens gebruiken.

In het artikel van Echoes over wagenparkdata centraliseren wordt verder uitgelegd wanneer een centraal dashboard, een API of een combinatie van beide logisch is.

Er bestaat geen vast aantal voertuigen waarbij losse systemen ineens niet meer werken. Dat hangt af van de complexiteit van het wagenpark.

Centralisatie wordt vooral interessant wanneer:
• meerdere merken worden gebruikt;
• verschillende vestigingen of landen betrokken zijn;
• veel gegevens handmatig worden bijgewerkt;
• meerdere afdelingen dezelfde voertuigdata gebruiken;
• rapportages veel voorbereiding vragen;
• Excel de verbindende laag tussen meerdere systemen wordt;
• voertuigdata met andere bedrijfssoftware moet worden gedeeld.

Hoe meer van deze situaties herkenbaar zijn, hoe groter de kans dat versnipperde data een structureel onderdeel van het wagenparkbeheer is geworden.

Meerdere systemen zijn niet automatisch een probleem. Dat worden ze vooral wanneer fleetmanagers veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen, controleren en combineren van informatie.

Meerdere dashboards, steeds grotere Excel-bestanden, moeilijk vergelijkbare voertuigdata en handmatige rapportages zijn signalen dat het zinvol is om naar centralisatie te kijken.

Door eerst de databronnen en informatiebehoefte in kaart te brengen, kan worden bepaald of één centraal fleetmanagementplatform, een API-integratie of een combinatie daarvan het beste bij de organisatie past