Wat zijn privékilometers en wat zijn zakelijke kilometers?

Als ondernemer of werknemer met een zakelijke auto die u ook privé gebruikt, heeft u ongetwijfeld te maken met het bijhouden van ritten voor de Belastingdienst. Het is belangrijk om te weten wanneer een rit als zakelijk wordt beschouwd en wanneer als privé. We helpen u op weg. Waarom onderscheiden we privé en zakelijk? Wat voor ritten ziet de Belastingdienst als zakelijk en als privé? Hoe zit het met gecombineerde ritten? En welke oplossingen zijn er om de ritregistratie makkelijk te maken?

Het bijhouden van zakelijke en privéritten is verplicht wanneer u een auto van de zaak heeft die ook privé wordt gebruikt. Als u meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met die zakelijke auto, krijgt u te maken met de zogenaamde bijtelling, een extra belasting die wordt geheven op het privégebruik van de auto. Om te bewijzen dat u binnen de grens van 500 kilometer blijft, moet u een sluitende rittenadministratie bijhouden. Ook als u volledig zakelijke kilometers rijdt en geen bijtelling wilt, moet u dit aantonen met een gedetailleerd rittenoverzicht. De rittenadministratie moet onder andere de datum, het vertrek- en aankomstadres, de reden van de rit en de gereden kilometers bevatten. Hiermee kunt u duidelijk maken welke ritten zakelijk zijn en welke privé.

Een rit wordt beschouwd als zakelijk wanneer deze direct verband houdt met uw werk. Dit betekent dat u de auto gebruikt om bijvoorbeeld naar klanten te rijden en naar zakelijke afspraken. Ook woon-werkverkeer is zakelijk. Het gaat erom dat de rit noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.

Voorbeelden van zakelijke ritten:

• Rijden naar een klant: Stel u moet naar een klant voor een bespreking. Dit wordt gezien als een zakelijke rit.
• Naar een leverancier rijden: U rijdt naar een leverancier om goederen of diensten te ontvangen die noodzakelijk zijn voor uw werk. Dit is ook een zakelijke rit.
• Woon-werkverkeer: Voor ondernemers en werknemers met een zakelijke auto wordt het woon-werkverkeer als zakelijke kilometers gerekend. Dit gaat om de rit van huis naar de vaste werkplek, en de terugweg.

Een rit wordt als privé aangemerkt wanneer deze geen verband houdt met zakelijke activiteiten. Dit betekent elke rit die u maakt voor persoonlijke doeleinden, zoals boodschappen doen, op vakantie gaan of familiebezoek.

Voorbeelden van privéritten:

• Boodschappen doen: U rijdt naar de supermarkt om boodschappen te doen. Dit is een privérit.
• Weekendje weg: Een rit naar een vakantiebestemming of weekendje weg wordt als privé gezien.
• Bezoek: Als u naar familie, vrienden of kennissen rijdt om op bezoek te gaan, valt dit onder privégebruik.

Sommige ritten hebben een dubbel doel. U rijdt zowel zakelijk als privé. Welk deel van de rit rekent u dan zakelijk en welk privé?

Voorbeeld 1: Kind naar school brengen en vervolgens naar een klant rijden

• Situatie: U vertrekt 's ochtends van huis en brengt eerst uw kind naar school. Vervolgens rijdt u door naar een klant voor een zakelijke afspraak.
• Privédeel: Het stuk van uw huis naar de school van uw kind wordt als privé kilometers gezien.
• Zakelijk deel: Vanaf de school rijdt u direct naar de klant. Dit deel wordt als zakelijk beschouwd.
  
  

Voorbeeld 2: Boodschappen doen na een zakelijke afspraak

• Situatie: U rijdt eerst naar een leverancier voor een zakelijke afspraak. Na de afspraak besluit u onderweg terug naar huis boodschappen te doen.
• Zakelijk deel: De rit van uw huis naar de leverancier en terug naar de supermarkt (voor zover dit op de terugweg ligt) wordt als zakelijk beschouwd.
• Privédeel: De omweg naar de supermarkt en de rit van de supermarkt naar huis vallen onder privé kilometers.
  
  

Voorbeeld 3: Vakantie combineren met een zakelijke afspraak

• Situatie: U bent op weg naar een vakantiebestemming, maar plant onderweg een zakelijke afspraak bij een klant. Na de afspraak vervolgt u de rit naar uw vakantiebestemming.
• Zakelijk deel: Het deel van uw rit van huis naar de klant wordt als zakelijk aangemerkt.
• Privédeel: De kilometers van de klant naar uw vakantiebestemming worden als privé beschouwd.

Als u niet nauwkeurig uw ritten bijhoudt, kan de Belastingdienst concluderen dat u de auto meer voor privégebruik hebt ingezet dan is toegestaan zonder bijtelling. Dit kan leiden tot boetes of naheffingen. Het is daarom verstandig om de rittenregistratie op orde te houden en zo problemen te voorkomen.

U kunt ritten handmatig bijhouden, bijvoorbeeld in een Excel-bestand . Dat is wel foutgevoelig en kost veel tijd. Veel beter maakt u gebruik van een automatisch rittenregistratiesysteem. Het systeem van Moving Intelligence geeft u in een handomdraai alle gegevens die u nodig heeft voor de Belastingdienst. U kunt de gegevens downloaden in een PDF of Excel afhankelijk van het pakket ook in Audit-file. Het is mogelijk om verschillende opties toe te voegen aan het systeem. Denk aan een CO2-dashboard, een fysieke privé-zakelijk knop in uw dashboard en bestuurdersidentificatie. Lees er alles over op onze Rittenregistratie-pagina.