Bewijslast rittenregistratie: wie is verantwoordelijk, werknemer of werkgever?

Wie moet bij een controle aantonen dat een voertuig niet privé is gebruikt, de werknemer of de werkgever? Het korte antwoord: het hangt ervan af. De Belastingdienst kijkt kritisch, dus duidelijke afspraken en een sluitend systeem zijn essentieel. Ontdek hoe het zit.

Inzicht in fiscale risico's

Wie is verantwoordelijk voor rittenregistratie?

Veel mensen denken dat de verantwoordelijkheid voor rittenregistratie automatisch bij de werkgever ligt, maar dat klopt niet helemaal. Volgens de Belastingdienst is de berijder verantwoordelijk voor het juist bijhouden van de ritten. De fiscale bewijslast ligt in eerste instantie bij de werkgever, zeker wanneer deze het voertuig ter beschikking stelt. Een werkgever moet dan de bijtelling in de salarisadministratie verwerken, loonbelasting hierover berekenen en deze afdragen. De werkgever moet kunnen aantonen dat er géén sprake is van privégebruik, óf dat de bijtelling correct is toegepast.

Geen rittenregistratie = geen bewijs

Zonder sluitende registratie kansloos bij controle

Als een werknemer een auto van de zaak rijdt zonder bijtelling te betalen, dan moet de werkgever dit onderbouwen. Gebeurt dat met een rittenregistratie, dan moet deze volledig en sluitend zijn. Ontbrekende gegevens, handmatige fouten of onduidelijkheid over privégebruik kunnen leiden tot forse naheffingen en boetes voor de werkgever. De werkgever is dus gebaat bij een betrouwbaar systeem — en duidelijke afspraken met de werknemer.

Welke gegevens moeten er in een sluitende ritteregistratie staan?

Merk en type auto
Kenteken
Periode waarin u de auto is gebruikt

En per rit:

Datum
Begin- en eindstand kilometerteller
Vertrek- en aankomstadres
De gereden route als deze afwijkt van gebruikelijk
Privérit of zakelijke rit
De privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden

Verantwoordelijkheid delen = risico’s beperken

Heldere afspraken tussen werkgever en werknemer cruciaal

De wet laat ruimte voor duidelijke taakverdeling. Zo mag een werkgever het administratieve werk aan de werknemer overlaten, zolang er heldere afspraken zijn vastgelegd. Belangrijk daarbij is wel dat het systeem aan de eisen van de Belastingdienst voldoet én dat de werknemer weet wat zijn of haar rol is. Vinkjes zetten zonder uitleg of toezicht is niet voldoende.

Alle gegevens moeten minimaal 7 jaar worden opgeslagen. Tot zover kan de Belastingdienst de rittenregistratie terugvragen. Het is dus voor de werkgever belangrijk dat de administratie niet wordt weggegooid, ook al verlaat een werknemer het bedrijf.

Slimme systemen helpen fouten voorkomen

Moving Intelligence maakt het makkelijk én sluitend

Rittenregistratie van Moving Intelligence registreert automatisch alle gegevens die de Belastingdienst vereist. Dat voorkomt discussies achteraf. De werkgever houdt overzicht via het dashboard, de werknemer registreert privé- of zakelijke ritten eenvoudig en automatisch in het online platform en de app. Minder risico, meer controle — voor beide partijen. Gegevens kunnen tot 7 jaar terug in de tijd worden geraadpleegd en gedownload, wanneer de Belastingdienst daar om vraagt.

Start vandaag nog

Zorg dat rittenregistratie klopt — altijd

Of u nu werknemer of werkgever bent: een geautomatiseerde rittenregistratie is de beste verdediging tegen fiscale risico’s. Niet alleen om naheffingen te voorkomen, maar ook om aan te tonen dat u alles netjes op orde hebt. Moving Intelligence helpt daar graag bij. Rittenregistratie zonder gedoe.

Rittenregistratie met keurmerk

Voldoe aan de eisen van de Belastingdienst

Een sluitende rittenregistratie is geen bijzaak, maar een noodzakelijke zekerheid. Met ons Keurmerk RRS-gecertificeerde oplossing voorkomt u problemen en voldoet u aantoonbaar aan de eisen van de Belastingdienst. Kies voor het basispakket MiRed of haal meer gegevens uit de ritten met MiGreen. De rittenregistratie van Moving Intelligence is geheel automatisch. Achteraf correcties toepassen, foutjes herstellen, kan wel.

Ontdek rittenregistratie van Moving Intelligence

Check de ritten goed

Wat telt als privégebruik?

Wat de Belastingdienst als privé ziet, gaat verder dan woon-werkverkeer of weekendritten. Ook even omrijden naar de supermarkt, een broodje voor de lunch halen of om kinderen ophalen van school valt (deels) hieronder. Lees in deze blog precies wat de Belastingdienst ziet als zakelijke kilometers en wat als privékilometers, en hoe het zit met gecombineerde ritten.

Kosten aftrekken

Hoe zit het met de btw-correctie?

Als ondernemer mag u de btw op de kosten van een zakelijke auto aftrekken, maar wat gebeurt er als u de auto van de zaak ook privé gebruikt? In dat geval moet u een btw-correctie maken aan het einde van het jaar. Hoe werkt dit precies, en wat is voor u de meest voordelige aanpak: het forfait of een rittenadministratie? En waar moet u nog meer rekening mee houden?

Meer over de btw-correctie privégebruik

Lees ook:
Btw-correctie privégebruik auto: wat moet u weten als ondernemer?
Hoe houdt u uw rittenregistratie bij voor de belasting?
Wat zijn privékilometers en wat zijn zakelijke kilometers?
Na het werk naar nieuwe vlam: zakelijke of privérit?

Nieuws